Zasłaniają Cię góry papierów w organizacji pracy? Prawdopodobnie słyszeliście o radości z posiadania biura bez papieru. Według autora poniższego tekstu użytkownicy czystych biur żyją wprost w ekstazie. Oto poradnik jak tego dokonać. Jest to odważny krok, który może zmienić Twoje życie. Wystarczy prawidłowo używać komputera Mac i iPhone’a a przy odrobinie wysiłku stworzysz swoją utopię.
Osobiście jestem bałaganiarzem. Tworząc ten poradnik, dopiero co wdrażam go w życie. W gimnazjum moje szkolne biurko było zapchane niezorganizowanymi notatkami. W liceum w plecaku, był istny koszmar, często zapominałem odpowiednich podręczników, a nauka z pogubionych notatek była niemożliwa. Zawsze więc korzystałem z notatek tych porządnickich. Studia i obecna praca przyniosły mi w miarę kontrolowany chaos. Teraz postanowiłem z tym skończyć, skoro dysponuje odpowiednimi narzędziami w postaci Mac’a i iPhone’a. Dlaczego nie? Nigdy nie jest zbyt późno na lepsze zmiany.
Organizacja Dokumentów:
Moje cele na utworzenie miejsca pracy i nauki bez ton papieru są proste. Aby poradzić sobie z tym, będziesz potrzebować narzędzi które pozwolą na:
[list_style class=”list-check” ]
- skanowanie poczty, rachunków i dokumentów w każdej chwili. Praca nad nawykiem.
- zachowanie zeskanowanych dokumentów zorganizowanych w jednym centralnym archiwum, (dostępne z dowolnego urządzenia).
- przechowywanie kopi zapasowej wszystkich zeskanowanych dokumentów w chmurze.
- określić ważność i priorytety dokumentów.
- archiwizowanie dokumentów cyfrowych i e-maila.
- obsługiwanie alertów i powiadomień gdy dokument jest przeterminowany (jak na przykład rachunek , który należy zapłacić w pewnym terminie).
[/list_style]
Narzędzia: aplikacje i usługi
[appstore id=281796108]
To bardzo funkcjonalny program. Obsługuje pliki graficzne, wiele notebooków, tagowanie i wyszukiwanie w formacie PDF, a aplikacja jest wydana dla prawie wszystkich platform pod słońcem. Evernote nawet pozwala na łatwe opisywanie notatek, ustawienia powiadomień, gdy są one wymagalne, uporządkowane e-mail’e i pliki, rachunki i pokwitowania.
[appstore id=327630330]
Konfigurowanie konta do usługi plików w chmurze idzie daleko w kierunku automatyzacji biur, domów, a przede wszystkim danych . To sprawdzona przez miliony bezpieczna i bezawaryjna chmura.
[appstore id=883338188]
To świetna opcja aplikacja na iPhone jest niezwykle pełni funkcjonalny, łatwy w użyciu skaner w dłoni. Co najważniejsze dla naszych celów, skaner może automatycznie zapisywać wszystkie skany w Evernote. Klucz to dobra organizacja dokumentów.
Ustawienia.
Teraz zajmiemy się konfiguracją oprogramowania na Twoim komputerze.
[list_style class=”list-check” ]
- Zainstaluj Evernote na komputerze Mac i utwórz konto, jeśli jeszcze go nie masz.
- Stwórz Notatnik w Evernote o nazwie „Dokumenty”.
- Zainstaluj Dropbox na komputerze Mac i załóż konto, jeśli jeszcze go nie masz.
- W Dropbox, utworzyć podfolder o nazwie „Skany”.
- Na telefonie iPhone, zainstaluj Scannable i połącz w ustawieniach aplikacji, skaner z Evernote’m.
[/list_style]
Kształtowanie dobrych nawyków.
Raz dziennie, otwieramy wszystkie skrzynki e-mail. Jeśli mamy ważne wiadomości zapisujemy je. Jeśli są nieważne od razu do śmieci. To samo odnosi się do paragonów. Przez cały dzień zbieramy rachunki w portfelu. Wieczorem otwieramy portfel, skanujemy paragony i wyrzucamy je do kosza. Niezależnie od tego, czy są to rachunki, ważne dokumenty, używać będziemy Scannable na iPhone a dane automatycznie zostanią zapisane w „dokumentach” w Evernote. Jeśli mailowo otrzymamy fakturę do zapłaty, zaznaczamy „przypomnienie” w Evernote i ustalamy datę, przypomienia. Oczywiście jeśli zajdzie potrzeba tworzymy nowe „notatniki”, dla których warto określić odpowiednie nazwy „paragony”, „faktury do zapłaty”, „zarobki firmy”, „umowy”, „ważne dokumenty „i wiele innych. Niezależnie od tego, jakie notatniki masz, cel jest taki sam. Porządek.
Wnioski.
Skanowanie i zapisywanie wszystkiego co papierowe oszczędza niepotrzebnych zmartwień i trenuje systematyczność. Poświęcając zaledwie dwie minuty dziennie i stosując się do tych prostych porad wykorzystasz je na swoich urządzeniach, które masz pod ręką. Dzięki temu możesz całkowicie zmienić swoje życie. Wszystkie rachunki i ważne dokumenty przestaną ginąć. Nigdy nie zapomnisz reklamacyjnego paragonu lub rachunku. Wszystko będzie istnieć w wersji cyfrowej na dodatek w chmurze. Twoj świat stanie się schludny i uporządkowany. Ja zaczynam od dziś, a Ty na co czekasz? Zoragnizuj swoje życie i pozbądź się niepotrzebnych papierów.
